Teamassistenz im Department CSAI (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Die 2021 gegründete UTN ist eine innovative Universität mit Schwerpunkt auf Künstlicher Intelligenz, interdisziplinärer Forschung und moderner Lehre. Mit flachen Hierarchien, digitalen Technologien und einer offenen, integrativen Kultur bietet sie ein zukunftsorientiertes Arbeitsumfeld. Der nachhaltige Campus in Nürnberg wird das Zentrum eines neuen Stadtviertels und Heimat für rund 6.000 Studierende. Die Metropolregion Nürnberg überzeugt mit hoher Lebensqualität, guter Verkehrsanbindung und attraktiven Lebenshaltungskosten.

Teamassistenz im Department CSAI (m/w/d)

Du organisierst gerne, denkst vorausschauend und arbeitest gern in einem internationalen Umfeld?
Dann gestalte mit uns den Arbeitsalltag im Department für Computer Science and Artificial Intelligence (CSAI) an der UTN. In deiner Rolle als Teamassistenz für die im Department CSAI aktiven Professorinnen und Professoren übernimmst du verantwortungsvolle Aufgaben: Du koordinierst Termine und Sitzungen, unterstützt bei Veranstaltungen und Gremienarbeit und sorgst dafür, dass administrative Abläufe reibungslos funktionieren – auf Deutsch und Englisch. Mit deinem Organisationstalent und deinem Blick fürs Detail trägst du dazu bei, dass unser Team erfolgreich arbeiten kann.

Klingt nach dir?

Dann bewirb dich jetzt hier und werde Teil einer einzigartigen Reise im Department CSAI. Gemeinsam bauen wir die Universität der Zukunft – mit deinem Talent und deinem Engagement.

Deine Aufgaben:

Abwicklung von klassischen, aber auch vielfältigen, administrativen und organisatorischen Verwaltungsaufgaben, z.B. Erstellung von Sitzungsunterlagen und der allgemeinen Korrespondenz, Bestellungen, Übersetzen von Texten, etc.
Koordination und Organisation von Terminen von Professorinnen und Professoren, sowie Meetings des Departments
Telefonische und schriftliche Korrespondenz in Deutsch und Englisch
Administrative Unterstützung bei Events, Gremien- oder Kommissionssitzungen
Mithilfe beim Erstellen von Präsentationen und Informationsmaterialien (auf Deutsch und Englisch)
Unterstützung bei der fortschreitenden Digitalisierung und Erstellung von Arbeitsabläufen und Prozessen

Dein Profil:

Erforderlich:

Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellte/-n, Kaufleute für Büromanagement, Weiterqualifizierung als Verwaltungsfachkraft (BL 1) oder vergleichbar und das Vorliegen eines aktuellen Nachweises der Englischkenntnisse auf dem Niveau C1 (z. B. durch ein Zertifikat von Cambridge, TOEFL, IELTS oder durch Muttersprache Englisch) oder eine abgeschlossene Ausbildung zum/zur Fremdsprachensekretär/-in, Übersetzer/-in oder vergleichbar

Sollte kein Nachweis vorliegen, erfolgt die Eingruppierung in E6 TV-L. Das Zertifikat kann an der UTN nachträglich erworben werden.

Mindestens zweijährige praktische Erfahrung in einem oder mehreren der oben genannten Aufgabenbereiche, idealerweise in einer öffentlichen Verwaltung
Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Sehr gute MS-Office-Kompetenzen
Ausgeprägte Organisations-, Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie eine zuverlässige Arbeitsweise
Eigenverantwortliche und ergebnisorientierte Arbeitsweise, Kommunikationsfreude sowie sicheres und verbindliches Auftreten
Hohes Maß an Dienstleistungs- und Serviceorientierung

Wünschenswert:

Erfahrung in der Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen, z. B. Workshops, Kolloquien oder Konferenzen
Eigeninitiative und Freude am Aufbau von Strukturen in einem dynamischen und wachsenden Umfeld

Deine Benefits:

Attraktive Vergütung & Sicherheit

Unbefristetes Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst für langfristige Planungssicherheit
Attraktive Vergütung nach Entgeltgruppe 7 TV-L (Je nach Stufe ab 3135,83€ brutto, näheres unter: oeffentlicher-dienst.info/tv-l/allg/)
Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes: Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge (VBL) und Möglichkeit zur Entgeltumwandlung

Work-Life-Balance & Flexibilität

Flexible Arbeitszeiten und Mobile-Working-Optionen für eine optimale Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
30 Tage Urlaub pro Jahr (bei einer 5-Tage-Woche) plus arbeitsfreie Tage am 24. & 31. Dezember
Möglichkeit zur individuellen Arbeitszeitgestaltung: Die Stelle kann in Voll- oder Teilzeit besetzt werden

Weiterentwicklung & Karriere

Fort- und Weiterbildungsangebote, z. B. Sprachkurse und Fachseminare

Arbeitsumfeld & Kultur

Moderner, ergonomisch ausgestatteter Arbeitsplatz in einem zukunftsorientierten Umfeld
Kollegiales und motiviertes Team mit gelebter Du-Kultur
Dynamisches Arbeitsumfeld mit abwechslungsreichen Herausforderungen an einer neu gegründeten Universität

Corporate Benefits & Mitarbeiterangebote

Zugang zu unserem Corporate Benefit Programm mit attraktiven Vergünstigungen und Mitarbeiterangeboten
Regelmäßige Team-Events

Mobilität

Verkehrsgünstige Lage mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
Kostenfreie Parkplätze, e-Ladesäulen, Diensträder
JobBike Bayern unser Dienstrad-Leasingprogramm

Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Schwerbehinderte Bewerbende werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt. Frauen werden gem. Art. 7 Abs. 3 Bayerisches Gleichstellungsgesetz zur Bewerbung aufgerufen.

Du hast Fragen…

zum Bewerbungs- und Einstellungsprozess? Dann melde dich einfach mit dem Betreff „CSAI-2025-03“ per Mail an jobs@utn.de.

zum Inhalt der Stelle? Maria Schwarzmüller, Department Manager des Departments CSAI, ist gerne für deine Fragen da – schreib einfach an maria.schwarzmueller@utn.de.