Ständige Stellvertretung der Unterkunftsleitung (m/w/d) für die Gemeinschaftsunterkunft für Asylbewerber in Aschaffenburg (Regierung von Unterfranken)

Die Regierung von Unterfranken sucht

für das Sachgebiet 14 (Flüchtlingsunterbringung und Integration) ab sofort

eine ständige Stellvertretung der Unterkunftsleitung (m/w/d)
für die Gemeinschaftsunterkunft für Asylbewerber
in Aschaffenburg

eine Mitarbeiterin / einen Mitarbeiter (m/w/d).

Gemeinschaftsunterkünfte für Asylbewerberinnen und Asylbewerber (m/w/d) sind Einrichtungen der Anschlussunterbringung, nachdem Asylsuchende in Erstaufnahmeeinrichtungen / ANKER-Einrichtung zuvor registriert worden sind und Antrag auf Asyl gestellt haben. In staatlichen Gemeinschaftsunterkünften werden die Bewohnerinnen und Bewohner (m/w/d) in der Regel von einer Leiterin oder einem Leiter (m/w/d) und ggf. weiteren Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter (m/w/d) betreut. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (m/w/d) sind direkte Ansprechpersonen für die in den Einrichtungen wohnenden Menschen.

Ihre Aufgaben

• Entscheidungen schwieriger Fälle (z.B. hausinterne Umzüge bei Konflikten, Gewalt in der Familie)
• Koordination des Arbeitskräfteeinsatzes und der Arbeitsabläufe der weiteren Mitarbeiter,
• Zusammenarbeit mit anderen Behörden (z.B. Polizei, Jugendämtern, Sozialämtern, Gesundheitsämtern, Zentrale Ausländerbehörde, Aufnahmeeinrichtung für Asylbewerber, RASt, zGASt, Gerichte),
• Zusammenarbeit mit caritativen Verbänden und freiwilligen Helfern (auch Besprechungen).
• Konfliktmanagement (Streit schlichten, Unzufriedenheit ausräumen, Vermitteln bei Unstimmigkeiten),
• Belegung planen,
• Ansprechpartner für die Asylbewerber bei Beschwerden,
• Abwicklung des Haushalts der Gemeinschaftsunterkunft.

Mitarbeit in der Verwaltung:

• Anmeldung/Abmeldung bei der Kommune,
• Aufnahmen/Stornierungen und Änderungen im iMVS-System,
• Meldung an die entsprechenden Stellen wie Abrechnungsstelle, Ausländerbehörde, Sozialamt,
• Zimmerverteilung, verbunden mit der Ausgabe jeweiligen persönlichen Hausrates,
• Überarbeitung der Gebäude- und Zimmerpläne,
• Angebotseinholung und Bestellung (z.B. Heizöl, Mobiliar, Elektrogeräte) sowie Erstellung der Vergabeniederschrift,
• Beauftragung von Fachfirmen zur Ausführung von Reparaturen (z.B. Schreiner, Elektriker), soweit keine Zuständigkeit der staatl. Bauämter gegeben,
• Prüfung der eingehenden Rechnungen auf sachliche Richtigkeit (mit Unterschrift),
• Aktenablage,
• Allgemeiner Schriftverkehr,
• Verwaltung der Handvorschusskasse (u.a. auch Auffüllung der Kasse durch Bankabhebung),
• Koordination und Abwicklung der geleisteten gemeinnützigen Arbeitsstunden,
• Verwalten vom IVS Programm (Inventur),

Bei Bedarf z.B: Krankheit / Urlaub oder auch zur Unterstützung:

• Postbearbeitung (Öffnen und stempeln der Eingangspost),
• Postversendung (Vorbereitung und frankieren der Ausgangspost),
• Erstellen und Führen von Postlisten,
• Postausgabe an die Bewohner (täglich).

Bei Bedarf: Hausmeistertätigkeiten bei Krankheit/Urlaub oder Unterstützung:

• Überwachung der Hausordnung,
• Vorbereitung der Räume bei Bewohnerwechsel,
• Zimmerräumung nach Abmeldung / Auszug der Bewohner (inkl. Reinigung),
• Gebäudekontrolle,
• Zimmerkontrollen,
• Ausstattung der Räume mit Mobiliar (ggf. dessen Transport),
• Ggf. Heben und Bewegen von Lasten bis zu 20 kg,
• Pflege der Außenanlage,
• Erstellung von Erstausstattung (neue Bewohner),
• Ausgabe der Hygieneartikel,
• Nachbestellung von Hygienemitten,
• Lagerung der Hygeineartikel-Lieferung,
• Überwachung Lager ggf. Nachbestellungen tätigen

Wir bieten

• einen interessanten, abwechslungsreichen und anspruchsvollen Arbeitsplatz,
• ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis,
• Eingruppierung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes der Länder (TV-L) (Entgeltgruppe 8),
• Einarbeitung durch erfahrene Mitarbeiter/-innen (m/w/d),
• Vollbeschäftigung (40 Stunden/ Woche)
• familienfreundliche Arbeitszeiten durch Gleitzeit,
• attraktive Zusatzleistungen wie z. B. eine betriebliche Altersvorsorge, Jahressonderzahlung, vergünstigtes Ticket für den öffentlichen Nahverkehr, vermögenswirksame Leistungen,
• krisensicherer Arbeitsplatz

Unsere Anforderungen

• abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung oder Rechtsanwaltsfachangestellte/-r oder Verwaltungsfachangestellte/-r oder langjährige Erfahrung in der Unterkunftsverwaltung und Erfahrung mit Leitungsaufgaben
• gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise
• gute EDV-Kenntnisse (insbesondere Word, Excel, E-Mail, Internet)
• Kooperationsbereitschaft und Kommunikationsfähigkeit, Organisations- und Planungsgeschick
• Sozialkompetenz und Offenheit im Umgang mit Menschen unterschiedlicher Herkunft,
• hohe Belastbarkeit und Flexibilität, Teamfähigkeit und Konfliktfähigkeit
• Engagement, Selbständigkeit, Sorgfältigkeit und Zuverlässigkeit,
• Führerschein der Klasse 3 bzw. B,
• Bereitschaft, Ihr eigenes Fahrzeug für Dienstfahrten einzusetzen (gegen Entschädigung),
• Bereitschaft, in Ausnahmefällen, auch außerhalb der normalen Arbeitszeit Dienst zu leisen

Wünschenswert sind

• Fremdsprachenkenntnisse, insbesondere Englisch

Bewerbungsmöglichkeiten

Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen richten Sie bitte bis spätestens 22.07.2025 ausschließlich über die Online-Bewerbungsplattform Interamt an uns.

Allgemeine Hinweise

Die Gleichstellung aller Menschen ist für uns selbstverständlich. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt.

Ihre Ansprechpartner: Für personalrechtliche Fragen steht Ihnen Frau Schmiedel (0931/380-1205) und für fachliche Fragen Herr Porchi (0931/380-6024) gerne zur Verfügung.