Vorzimmerkraft (m/w/d) in der Abteilung S (Strategie, Planung, Recht, Bundespolitik)

Im Bayerischen Staatsministerium für Familie, Arbeit und Soziales (StMAS), in der Abteilung S (Strategie, Planung, Recht, Bundespolitik) ist demnächst der Dienstposten einer Vorzimmerkraft (m/w/d) zu besetzen.

Aufgabenschwerpunkte

• Eigenständige Erledigung umfangreicher Vorzimmerarbeiten
• Koordination der Termine und Vorbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen und Videokonferenzen (Organisation, Einladung, Zusammenstellung der Unterlagen, Protokolle usw.)
• Koordinierung der Aufgabenverteilung und Terminüberwachung in der Abteilung
• Koordinierung, Überwachung und Zusammenführung der Zulieferungen verschiedener Organisationseinheiten
• Selbstständige Dateiverwaltung und Ablage
• Erledigung allgemeiner Verwaltungstätigkeiten
• Gewandtheit und Umsicht bei der Wahrnehmung der umfangreichen und vorwiegend termingebundenen Aufgaben
• Koordinierung der Teamassistenzen in der Abteilung
• Selbstständige Fertigung aller im Zusammenhang mit den genannten Tätigkeiten stehenden Schreiben und E-Mails

Ihr fachliches Profil

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung, insbesondere Kauffrau/-mann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Steuerfachangestellte/r oder vergleichbare Berufsausbildung
• Beherrschung der gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
• Verwaltungserfahrung
• Erfahrung in der Anwendung von Software für Video- und Webkonferenzen (z.B. Webex) sind von Vorteil
• Kenntnisse der Strukturen des StMAS sind von Vorteil

Ihr persönliches Profil 

• Zuverlässigkeit und Pflichtbewusstsein
• Organisationsgeschick – auch unter Zeitdruck
• zeitliche Flexibilität
• Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit und höfliche Umgangsformen
• Sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
• Selbstständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten
• Bereitschaft zur Weiterbildung
• Freude am Umgang mit moderner IT-Technik sowie Bereitschaft zur Einarbeitung in das Verwaltungssystem „e-Akte“
• Verschwiegenheit in Bezug auf vertrauliche Daten 

Wir bieten

• Je nach Ihren persönlichen Voraussetzungen eine Eingruppierung in Entgeltgruppe 8 des TV-L (bitte informieren Sie sich z.B. auf der Homepage des öffentlichen Dienstes über die Vergütung)
• Eine Zulage für die Tätigkeit an einer obersten Dienstbehörde (Ministerialzulage)
• Darüber hinaus bieten wir Ihnen alle Vorzüge des öffentlichen Dienstes, insbesondere Arbeitsplatzsicherheit und gute Voraussetzungen für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten sowie u. a. betriebliche Altersvorsorge und ein vergünstigtes Ticket für den öffentlichen Nahverkehr.
• Wir unterstützen Sie in Ihrem anspruchsvollen, abwechslungsreichen, zukunftsorientierten Aufgabengebiet durch vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten.

Interessiert?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige, vollständige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse). Bitte senden Sie diese per E-Mail als ein PDF-Dokument mit Angabe der Kennziffer A2/0312.03-4/66 im Betreff an bewerbung@stmas.bayern.de.

Ansprechpartnerin: Frau Geier, Tel.: 089/ 1261 – 1438

Bewerbungsfrist:22.04.2025

Ergänzende Angaben

Eine Teilzeitbeschäftigung ist unter Berücksichtigung der dienstlichen Belange und bei Vorhandensein von zwei Teilzeitkräften, die sich zeitlich ergänzen, möglich. 

Wir fördern die Gleichstellung von Frauen und Männern. Auf Antrag kann die Gleichstellungsbeauftragte des Ministeriums beteiligt werden.

Menschen mit Behinderung werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt.

Hinweise zum Datenschutz finden Sie unter: www.stmas.bayern.de/imperia/md/content/stmas/stmas_inet/karriere-ausbildung/bewerberinfo_art_13_homepage_neu.pdf